Dieses Interview ist ursprünglich im Newsletter von ROOMS4 Immoblien erschienen, München. Anita Köllner vermittelt Bestandsimmobilien im Gewerbebereich und arbeitet bei größeren Flächengesuchen mit mir an der Konzeptarbeit zusammen. Für ihre Leser hat sie mir ein paar Fragen gestellt, die ich hier in voller Länge beantworte. ROOMS4 Immobilien vermittelt seit Jahren erfolgreich Büroflächen im Bestand, für alles, was vor der Vermietung an Konzeptarbeit gebraucht wird, arbeite ich gerne mit Anita Köllner zusammen.
Was macht der Wandel der Arbeit mit dem Raum?
Unsere Arbeitswelten unterliegen einem ständigen Wandel. Das ist schon seit dem Beginn der 1960er Jahre, dem Beginn der modernen Arbeitswelten, so. Schauen wir uns ein paar alte Bilder dazu an, dann hat jeder so seine ganz eigenen Erinnerungen.
Konrad Zuse hat am 12. Mai 1941 mit der Computerisierung bahnbrechende Veränderungen gebracht. In den 1950er Jahren beginnt die Kommerzialisierung der Computer. Der erste kommerziell erfolgreiche IBM-Personalcomputer hat ab 1982 den Büroalltag maßgeblich verändert, die Digitalisierung hat begonnen. Fortschreitende Vernetzung und Automatisierung, die Coronapandemie und die KI stellen weitere Anforderungen an Unternehmer und Mitarbeiter in der Arbeitswelt.
Wir haben mit Jochen Motruk über die aktuellen Entwicklungen in der Arbeitswelt gesprochen, von der eigenen Karriere bis zu seiner These, wie KI unsere Bürolandschaft verändert.
Anita Köllner:
Herr Motruk, Sie haben sich auf die ständigen Veränderungen an modernen Arbeitswelten im Büro spezialisiert. Wie ist es dazu gekommen, sich mit diesem Thema intensiver zu beschäftigen?
Jochen Motruk:
Ich habe Zimmerer gelernt. Baustelle, nicht Zeichentisch. Danach kamen Jahre, die in keinem klassischen Lebenslauf stehen. Graffiti. New York. Fahrradkurier.
Als Kurier lernst du eine Stadt von innen. Du kommst in hunderte Büros, Empfänge, Hinterhöfe. Du entwickelst ein Gespür dafür, wie Räume funktionieren und wie Menschen sich darin bewegen. Das war keine verlorene Zeit. Das war die beste Ausbildung, die ich nicht geplant hatte.
Später bin ich als Innenarchitekt in einem Grafikbüro gelandet, spezialisiert auf Signaletik. Signaletik ist die räumliche Orientierung von Menschen in komplexen Gebäuden, Flughäfen, Bahnhöfen, großen Bürogebäuden, Schulen. Dort habe ich eigentlich gelernt, wie sich Menschen in Räumen orientieren und verhalten, aber durch die Hintertür der visuellen Kommunikation. Wie bereitet man Information so auf, dass ein fremder Mensch sie in Sekunden versteht, ohne nachzudenken. Das ist im Kern dieselbe Frage, die ich heute bei Büros stelle. Nur dass es damals um Wegfindung ging und heute um Arbeitsweisen.
Danach ein paar Jahre im Bereich Live-Kommunikation, Messen, Events, Räume, die für einen einzigen Moment funktionieren müssen. Und dann Steelcase, der führende Hersteller von Büromöbeln, basierend auf innovativer Forschung aus dem Bereich Arbeitsplatzgestaltung. Dort ist mir etwas aufgefallen. Die meisten Umbauprojekte starten mit der falschen Frage. Es geht um Möbel, Farben, Quadratmeter. Bevor irgendjemand geklärt hat, wie in diesem Unternehmen eigentlich gearbeitet wird. Das Ergebnis: schöne Büros, die nicht zur Arbeit passen.
Daraus ist mein Ansatz entstanden. Klarheit und Richtung vor Planung und Umbau. Ich bin heute derjenige, den man holt, bevor man umbaut. Nicht danach, wenn das Geld schon ausgegeben ist.
Sie haben das auch schon vor der Corona-Pandemie gemacht, was ist Sinnvolles geblieben?
Corona hat fast nichts erfunden. Aber alles beschleunigt.
Homeoffice, flexible Arbeitsmodelle, die Frage, wofür man ein Büro überhaupt noch braucht, das gab es schon vorher. Man konnte es nur vorher ignorieren. Seit der Pandemie geht das nicht mehr.
Geblieben ist eine Erkenntnis, die vorher nur Vermutung war. Das Büro ist kein Ort, an dem man sein muss. Es ist ein Ort, der etwas leisten muss. Wer heute pendelt, will einen Grund dafür. Das Büro konkurriert mit dem Küchentisch. Und der Küchentisch ist ziemlich gut in Ruhe und Konzentration.
Also muss das Büro bieten, was zu Hause fehlt. Begegnung. Austausch. Gemeinsames Arbeiten. Ohne dabei den Rückzug zu verlieren, sonst fahren die Leute wieder heim.
Was sich nicht bewährt hat: der reine Schreibtisch-Teppich. Hundert identische Arbeitsplätze beantworten keine dieser Fragen. Was funktioniert, sind differenzierte Räume. Zonen für Austausch, Zonen für Konzentration, Räume für Vertrauliches. Der Raum folgt der Tätigkeit, nicht dem Organigramm. Activity Based Working nennt sich das, die Idee ist übrigens älter als die Pandemie.
Eine Sache ist zeitlos geblieben. Bevor man plant, muss man verstehen. Kein Konzept von der Stange ersetzt die Frage, wie in genau diesem Unternehmen gearbeitet wird. Das war vor Corona so. Das ist heute so.
Ist Homeoffice die bessere Alternative zum Büro, wenn es um Konzentration geht?
Nur bedingt, und das wird oft übersehen. Homeoffice klingt nach Ruhe, ist es aber für viele nicht. Wenn Kinder da sind, der Partner ebenfalls arbeitet oder einfach der Geschirrspüler und der Nachbar mit seinem Grillfest lauter sind als gedacht, ist Konzentration zu Hause kein Automatismus. Es braucht Disziplin, die man sich erst erarbeiten muss, gerade wenn man nicht selbstständig ist und niemand direkt daneben sitzt, der merkt, ob man arbeitet oder nicht.
Und bevor wir zu viel über die Feinheiten reden: Homeoffice ist schlicht ein Luxus. Wer in einer zu kleinen Wohnung sitzt, hat gar keinen ruhigen Rückzugsort, den er nutzen könnte. Und ein Großteil der arbeitenden Bevölkerung hat die Debatte ohnehin nie geführt. Die Kassiererin, die Krankenschwester, der Handwerker auf der Baustelle, sie alle konnten noch nie von zu Hause arbeiten und werden es auch nie können. Die ganze Homeoffice-Diskussion ist ziemlich exklusiv für Schreibtischjobs.
Manche Unternehmen versuchen das Konzentrationsproblem inzwischen technisch zu lösen, mit Tools, die messen, ob am Rechner gearbeitet wird. Das zeigt für mich vor allem eins: Das eigentliche Problem ist nicht das Homeoffice selbst, sondern dass niemand geklärt hat, wofür Präsenz eigentlich gut sein soll und wofür nicht. Deshalb sage ich nicht, Büro schlägt Homeoffice oder umgekehrt. Ich sage, beide müssen ihre Aufgabe erfüllen, sonst wird das eine gegen das andere ausgespielt, ohne dass jemand gewinnt.
Nun gibt es mit ChatGPT eine neue Herausforderung, hat dies Auswirkungen auf Arbeitsabläufe in Büros?
Ja. Aber anders, als die meisten denken. Alle reden darüber, was KI mit Jobs macht. Ich schaue, was sie mit dem Raum macht.
Meine These: Wir werden wieder mehr geschlossene Räume brauchen. Zellenbüros, Rückzugsräume, Türen, die zugehen. Der Grund ist simpel. Die Interaktion mit KI verlagert sich vom Tippen zum Sprechen. Diktieren ist schneller. Die Tools sind gut genug, dass man ihnen einfach erzählt, was man braucht.
Nur, wer spricht schon gerne laut mit seinem Rechner, während drei Kollegen daneben sitzen? Man fühlt sich komisch dabei. Und man stört alle anderen.
Das ist keine Zukunftsmusik. In den USA gibt es dafür schon einen Namen, Voicepilling. Startup-Büros klingen dort inzwischen wie Callcenter. Und genau da sehe ich das eigentliche Risiko: Wer im Büro nicht ungestört mit seinen Tools arbeiten kann, verlagert diese Arbeit ins Homeoffice. Nicht weil das Büro grundsätzlich unattraktiv wird, sondern weil ihm ein Raumtyp fehlt, den es bisher nicht brauchte.
Das Großraumbüro, wie wir es kennen, bekommt ein echtes Problem. Nicht das erste. Akustik war schon immer die offene Wunde des Open Space. KI legt jetzt den Finger drauf.
Die Antwort ist trotzdem nicht, überall Wände einzuziehen. Die Antwort ist, den Raum von den Tätigkeiten her zu denken. Wie viel ist Austausch, wie viel Konzentration, wie viel demnächst Gespräch mit der Maschine. Erst wenn das klar ist, weiß man, welche Räume man braucht.
Woran erkennt ein Unternehmer, dass er über seinen Raum neu nachdenken sollte, bevor er umbaut, kündigt oder umzieht?
Meistens ist es ein Gefühl, bevor es eine Zahl ist. Die Leute kommen seltener ins Büro, ohne dass jemand genau sagen kann warum. Meetings finden trotzdem statt, aber nicht mehr in den Räumen, für die sie gebaut wurden. Es gibt leere Schreibtische und volle Besprechungsräume gleichzeitig.
Ein zweites Signal: Es wird über Umbau gesprochen, bevor überhaupt jemand die Mitarbeiter gefragt hat, was sie am Arbeitsplatz eigentlich brauchen. Wenn ein Unternehmen anfängt, Angebote für neue Böden oder neue Möbel einzuholen, ohne vorher geklärt zu haben, wofür der Bürostandort in Zukunft gebraucht wird, ist das für mich das deutlichste Warnsignal überhaupt. Dann wird Geld ausgegeben, bevor eine Entscheidung getroffen wurde.
Und drittens: Der Mietvertrag läuft aus, oder die Kündigungsfrist rückt näher. Genau dieser Moment wird oft falsch genutzt. Statt zu fragen, ob der Flächenbedarf noch aktuell ist, wird direkt über einen neuen Vertrag verhandelt.
Dabei ist genau das die beste Gelegenheit, einmal grundsätzlich zu klären, welche Fläche und welcher Standort wirklich gebraucht werden. Wer diesen Moment nur verwaltet, statt ihn zu nutzen, verschenkt zwei Dinge gleichzeitig. Die Chance, ein attraktiver Arbeitgeber zu sein. Und die Chance, die eigene Unternehmenskultur über den Firmensitz nach außen zu tragen.
Wie sieht so ein erster Schritt bei Ihnen konkret aus?
Ich starte nie mit Möbeln oder Grundrissen. Ich starte mit einem kurzen Check, den man online machen kann, dem Office Reality Check. Wenige Minuten, ein paar Fragen zu Nutzung, Auslastung, Zufriedenheit. Das ist noch keine Beratung, das ist eine erste Standortbestimmung. Meistens zeigt sich schon dort, wo der eigentliche Bedarf liegt.
Darauf folgt der eigentliche Kern, der Office Mapping Sprint. Das ist kein Workshop, in dem ich vorne stehe und präsentiere. Wir erarbeiten das gemeinsam. Wie wird aktuell gearbeitet, wo reibt es, was wird in den nächsten Jahren gebraucht. Am Ende steht keine fertige Möblierung, sondern eine klare Richtung. Eine Entscheidungsgrundlage, mit der ein Unternehmen entweder selbst weiterplanen kann oder gezielt in die Umsetzung geht.
Der Punkt dabei: Ich verkaufe am Anfang keine Lösung. Ich verkaufe Klarheit darüber, welche Lösung überhaupt die richtige ist. Das ist günstiger als ein Umbau, der später korrigiert werden muss.
Zum Schluss noch eine persönliche Frage: Was bedeutet das für Sie selbst?
Am Ende geht es bei alldem um dieselbe Frage wie bei mir privat auch. Wo will ich sein, und warum. Diese Frage stelle ich mittlerweile nicht mehr nur für Büros.
